Política de privacidad

1. Quién es responsable de sus datos

Phynxa desempeña dos funciones.

Phynxa como responsable del tratamiento. Respecto de la información sobre usted como usuario de Phynxa (su cuenta, cómo usa el panel, la facturación y el soporte), Phynxa decide para qué y cómo se usan los datos.

Phynxa como encargada del tratamiento. Los clientes de Phynxa son empresas que crean agentes de voz con IA y los utilizan para hablar con sus propios clientes y contactos. Respecto de esos datos de llamadas, contactos, transcripciones, contenido de la base de conocimiento y datos de aplicaciones conectadas, la empresa es la responsable del tratamiento y Phynxa los trata siguiendo las instrucciones de la empresa. Si usted es una persona que llama o un contacto y desea ver, corregir o eliminar sus datos, diríjase a la empresa que le llamó o a la que usted llamó. Nosotros la ayudaremos a responder.

2. Información que recogemos

Información de la cuenta

Su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono (no verificado), contraseña (almacenada únicamente como un hash con sal, nunca en forma legible), nombre del espacio de trabajo, rol y pertenencia al equipo y, si inicia sesión con Google, el correo, el nombre y el identificador de perfil de su cuenta de Google.

Datos del Cliente que usted introduce en la plataforma

Instrucciones y ajustes de los agentes, listas de contactos y campañas, formularios de captura y las respuestas recogidas, documentos cargados y páginas web usados como base de conocimiento, herramientas, webhooks y ajustes de integraciones.

Datos de las llamadas

Cuando se realiza una llamada o una prueba en el navegador, tratamos el audio, la transcripción, la fecha, la duración, la dirección, los números de teléfono, el resultado, el resumen generado por IA, el motivo y el sentimiento, las llamadas a herramientas realizadas y el coste de la llamada. Que se grabe o no el audio depende de cómo haya configurado el agente el cliente.

Credenciales

Las claves de API y los tokens que usted nos facilita para los proveedores de telefonía, modelos de IA, voz y reconocimiento de voz, el CRM y otras aplicaciones conectadas. Se cifran antes de almacenarse.

Información de facturación

El plan, las facturas y el estado de los pagos. Los pagos los gestiona nuestro procesador de pagos, PayPal; no recibimos ni almacenamos el número completo de su tarjeta.

Información técnica

Datos de registro como la dirección IP, el tipo de navegador, las páginas solicitadas, las marcas de tiempo y los informes de errores, que se usan para operar y proteger el servicio.

Mensajes que nos envía

Todo lo que nos envíe a través del formulario de contacto, el correo electrónico o WhatsApp, incluido su nombre, sus datos de contacto y su mensaje.

3. Cómo usamos la información

Utilizamos los datos personales para:

• crear y proteger su cuenta y verificar su dirección de correo electrónico
• prestar la plataforma: ejecutar agentes, realizar y atender llamadas, generar transcripciones y resúmenes, ejecutar campañas y enviar datos a las herramientas e integraciones que usted conecte
• medir el uso y facturarlo
• prestar soporte y responder a los mensajes
• detectar, investigar y prevenir el fraude, el abuso y los incidentes de seguridad
• mantener la fiabilidad del servicio y mejorarlo, usando información agregada o disociada cuando sea posible
• cumplir obligaciones legales y hacer valer nuestros Términos.

No vendemos datos personales y no usamos el contenido de las llamadas ni los datos de cuentas conectadas con fines publicitarios.

4. Datos de usuario de Google

Puede conectar Gmail, Google Calendar, Google Meet y Google Sheets a Phynxa iniciando sesión con Google. Usted elige cuáles conectar, y cada uno solicita a Google únicamente los permisos que necesitan sus propias acciones.

Qué solicitamos y por qué

• Gmail (gmail.send): para enviar un correo que usted o su agente hayan pedido enviar, desde su propia dirección. No podemos leer, buscar ni eliminar su correo.
• Google Calendar (calendar.events): para crear, listar y cancelar eventos de calendario, por ejemplo para reservar una cita que pidió quien llama o para comprobar lo que ya está reservado.
• Google Meet (meetings.space.created y calendar.events): para crear un enlace de Meet, y para programar una reunión con un enlace de Meet e invitar a los asistentes.
• Google Sheets (spreadsheets): para añadir una fila a una hoja de cálculo, encontrar filas por una palabra o un número que su agente busca (como el teléfono de quien llama) y actualizar una fila, por ejemplo para registrar una llamada o guardar los datos de quien llama. Google ofrece este permiso para todas sus hojas de cálculo, porque no existe otro más reducido que pueda abrir una hoja que usted ya tiene; su agente trabaja solo en la hoja que usted elige en la página de Integraciones, y no leemos, listamos ni eliminamos sus demás archivos.
• El correo de su cuenta de Google (userinfo.email): para mostrar qué cuenta está conectada.

Qué hacemos con ello

Usamos los datos de Google únicamente para prestar estas funciones de cara al usuario a petición suya. Los detalles del calendario y las filas que lee su agente pueden mostrarse al modelo de IA y decirse en voz alta a quien llama durante la llamada, y pueden aparecer en la transcripción de esa llamada, que usted controla. El correo que usted envía y los detalles del evento o de la reunión que crea y los valores que se añaden a su hoja se pasan a Google para llevar a cabo la acción y no los conservamos de otro modo más allá del registro de la llamada.

Almacenamos sus tokens de acceso y de actualización de Google cifrados, para que la conexión siga funcionando sin pedirle que inicie sesión de nuevo. Al desconectar una cuenta se eliminan los tokens almacenados.

Uso limitado

El uso por parte de Phynxa, y la transferencia a cualquier otra aplicación, de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso limitado. En particular:

• usamos los datos de usuario de Google únicamente para prestar y mejorar las funciones de cara al usuario descritas arriba
• no los transferimos a terceros salvo cuando sea necesario para prestar esas funciones, para cumplir la ley o como parte de una fusión o venta, con aviso a usted
• no los usamos con fines publicitarios y no los vendemos
• no los usamos para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos generalistas de IA o de aprendizaje automático
• las personas de Phynxa no los leen salvo que usted nos lo pida, sea necesario para investigar la seguridad o un abuso, o lo exija la ley.

Cómo poner fin al acceso

Desconecte una cuenta de Google desde la página Integrations, o retire a Phynxa en cualquier momento desde la página de permisos de su cuenta de Google. Si elimina su cuenta de Phynxa, también se eliminan los tokens almacenados.

5. Modelos de IA y proveedores de servicios

Para ejecutar un agente de voz enviamos el contenido de una conversación a los proveedores de IA, de reconocimiento de voz y de voz que el agente tenga configurados. Entre ellos pueden estar OpenAI, Google (Gemini), Deepgram, ElevenLabs y Cartesia, y proveedores de telefonía como Twilio, Telnyx, Plivo, Vonage y Exotel. Cuáles se aplican depende de la configuración del agente. Tratan los datos para prestarnos su servicio y están sujetos a sus propios términos y compromisos de privacidad.

También usamos proveedores de alojamiento e infraestructura, de pagos (PayPal) y de correo transaccional. Solo les facilitamos los datos que necesitan para su tarea.

6. Cuándo compartimos información

Compartimos datos personales:

• con los proveedores de servicios descritos arriba, para operar la plataforma
• con las herramientas que usted conecte: los CRM, los calendarios, los webhooks y otras integraciones envían y reciben datos según los configure usted, y esos servicios tienen sus propias políticas de privacidad
• con otros miembros de su espacio de trabajo, según los roles y permisos fijados por los administradores de su espacio de trabajo
• cuando la ley lo exija, o para responder a un requerimiento válido de las autoridades
• para proteger los derechos, la seguridad y la protección de Phynxa, de nuestros clientes o de terceros
• en una fusión, adquisición o venta de activos, en cuyo caso se lo comunicaremos y el nuevo titular deberá respetar esta política.

No vendemos datos personales.

7. Cookies y tecnologías similares

Phynxa usa únicamente las cookies que necesita para funcionar. Mantienen su sesión iniciada, conservan un paso breve de inicio de sesión o de verificación del correo y protegen contra la falsificación el paso «Iniciar sesión con Google». No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento entre sitios.

Puede bloquear las cookies en su navegador, pero entonces no podrá iniciar sesión.

8. Seguridad

Protegemos los datos personales con medidas que incluyen el cifrado de las credenciales y los tokens almacenados, el hash de las contraseñas, la separación de los datos de cada espacio de trabajo, el acceso basado en roles, la limitación de frecuencia y el registro de auditoría de las acciones sensibles.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Si sospecha que se ha producido un acceso no autorizado a su cuenta, comuníquenoslo de inmediato en info@phynxa.com.

9. Conservación y eliminación

Conservamos la información de la cuenta mientras esta esté activa. Los datos de las llamadas y los Datos del Cliente se conservan hasta que el cliente los elimine o cierre la cuenta, salvo que la configuración del cliente, su contrato con nosotros o la ley fijen un plazo distinto.

Puede eliminar su cuenta desde el panel. Cuando se elimina una cuenta, suprimimos o disociamos sus datos personales, salvo cuando debamos conservar algunos registros por motivos legales, fiscales, de prevención del fraude o de seguridad. Las copias de seguridad se sobrescriben en su ciclo normal.

10. Transferencias internacionales

Phynxa y sus proveedores operan en varios países, por lo que los datos personales pueden tratarse fuera del país donde usted vive. Cuando transferimos datos personales a nivel internacional, lo hacemos con garantías que la ley aplicable acepta, como los compromisos contractuales.

11. Sus derechos y opciones

Según dónde viva, puede tener derecho a:

• acceder a los datos personales que conservamos sobre usted
• rectificarlos
• suprimirlos
• limitar algunos tratamientos u oponerse a ellos
• recibir una copia en un formato portable
• retirar el consentimiento cuando nos basemos en él.

Muchas de estas acciones pueden hacerse en el panel. Para las demás, o si usted es una persona que llama o un contacto de uno de nuestros clientes, escriba a info@phynxa.com. Es posible que antes tengamos que verificar quién es usted. También tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad de protección de datos.

12. Menores

Phynxa está dirigida a empresas y no a menores de 18 años. No recogemos a sabiendas datos personales de menores. Si cree que un menor nos ha facilitado datos personales, contáctenos y los eliminaremos.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política a medida que cambien el producto o la ley. La versión vigente está siempre en www.phynxa.com/privacy con su fecha de «Última actualización». Si un cambio es sustancial, se lo comunicaremos a los clientes activos, por ejemplo por correo electrónico o en el panel.

14. Contacte con nosotros

Phynxa
Lake City Tower, Office 103
Cluster D, Al Thanyah Fifth
Jumeirah Lakes Towers (JLT)
Dubái, Emiratos Árabes Unidos

Correo electrónico: info@phynxa.com
Teléfono / WhatsApp: +971 54 574 7577