Google Sheets

Conecte Google Sheets para que un agente añada una fila por cada llamada, encuentre la fila de quien llama y la actualice, en una hoja que usted elija.

Qué conseguirá

Un agente podrá anotar lo que ocurre en una llamada en una hoja de Google Sheets, buscar a quien llama en ella y actualizar su fila, durante la llamada.

Descripción general y casos de uso

Añadir una fila por cada llamada: el nombre de quien llama, su teléfono y lo que quería.
Guardar las respuestas de un breve cuestionario, una fila por cada una.
Encontrar a quien llama por su teléfono o su correo y decirle lo que dice la hoja.
Actualizar una fila después, por ejemplo para marcar una solicitud como reservada.

Requisitos previos

Una cuenta de Google que pueda abrir la hoja de cálculo. Comparta la hoja con esa cuenta si pertenece a otra persona.
Una hoja de Google Sheets cuya primera fila contenga los nombres de las columnas (por ejemplo Nombre, Teléfono, Nota). El agente añade las filas debajo.
Si Phynxa no aporta la aplicación de Google para su espacio de trabajo, un cliente OAuth de Google Cloud (consulte más abajo).

Configuración de la cuenta externa (en Google)

Solo hace falta si el cuadro Connect pide un Client ID y un secreto. Google controla estas pantallas. La guía de Google: Sheets API values.

En la consola de Google Cloud, cree un cliente OAuth (aplicación web) y active la Google Sheets API.
Añada la URL de redireccionamiento que muestra el cuadro de Phynxa como URI de redireccionamiento autorizado.
Copie el Client ID y el Client secret.

Conéctelo en Phynxa

Abra la hoja de Google Sheets que quiere que use el agente y copie su dirección del navegador.
Integrations, Connect en Google Sheets. Pegue la dirección en Spreadsheet link. En Tab name escriba la pestaña que se usará, como Calls, o déjelo vacío para usar la primera. Ambos pueden quedar vacíos y fijarse más tarde.
Elija Continue to Google, escoja su cuenta de Google y apruebe.
La tarjeta muestra Connected con su dirección.

Para cambiar la hoja más tarde, abra el menú ⋯ de la tarjeta y elija Edit settings. El nuevo enlace se comprueba con Google en cuanto se guarda, y el cuadro avisa si no se puede abrir.

Ámbitos: spreadsheets (leer y modificar sus hojas de cálculo) y userinfo.email (para mostrar qué cuenta está conectada). Google no ofrece un permiso más reducido que pueda abrir una hoja que usted ya tiene, y clasifica este como sensible. El agente trabaja solo en la hoja y la pestaña que usted eligió; no se le da forma de nombrar otra.

Úselo en una llamada

Acción	Qué hace	Se ejecuta
Add row	Añade una fila debajo de la última. El agente escribe las celdas de izquierda a derecha, en el orden de las columnas de la hoja.	En segundo plano
Find rows	Busca una palabra o un número, en una columna o en toda la pestaña, y devuelve cada fila coincidente con su número y sus valores por nombre de columna. Hasta 10 filas.	Espera
Update row	Cambia celdas de una fila, que se encuentra antes con Find rows. Las celdas que el agente deja vacías no se cambian. La fila 1, con los nombres de las columnas, nunca se cambia.	En segundo plano

Diga al agente el orden de las columnas en la Description de la herramienta, por ejemplo: «Columnas: Nombre, Teléfono, Motivo, Fecha». Así rellena cada celda en su sitio.

Cómo se guardan los valores:

Todo se guarda exactamente como se escribe, como texto. Un valor que empieza por = se guarda como texto y nunca se ejecuta como fórmula, y un teléfono como +1 555 0100 no se convierte en número.
Una fila tiene como máximo 50 celdas, y una celda como máximo 2000 caracteres.
Find rows recorre las primeras 5000 filas de la pestaña. La palabra se compara sin distinguir mayúsculas; gana una coincidencia exacta y, si no la hay, se devuelven las filas que contienen la palabra.
Google permite 60 solicitudes de hoja por minuto y cuenta. Al pasarse, la herramienta lo dice y vuelve a funcionar pasado un minuto.

Pruébelo

Test connection en la tarjeta. Comprueba su cuenta de Google y, si los fijó, la hoja y la pestaña. Después, en Chat, pida al agente que anote a una persona de prueba y mire la hoja.

Resultado esperado

Aparece una fila nueva debajo de la última de su hoja; si pide al agente que encuentre a esa persona, devuelve la fila.

Solución de problemas

«No spreadsheet is chosen yet.» Abra el menú ⋯ de la tarjeta, Edit settings, y pegue el enlace de la hoja.
«The Google Sheets API is not switched on.» En su proyecto de Google Cloud abra APIs & Services, Library, y active Google Sheets API.
«That spreadsheet was not found» o «cannot open that spreadsheet». Compruebe el enlace y comparta la hoja con la cuenta de Google conectada.
«That sheet tab was not found.» Compruebe el nombre de la pestaña en Edit settings.
«That file is an Excel file opened in Google Sheets.» Un archivo .xlsx no se puede cambiar así. En Google Sheets elija File, Save as Google Sheets y use la hoja nueva. Microsoft Excel como tal aún no es una integración.
Las filas caen en columnas equivocadas. Ponga el orden de las columnas en la Description de la herramienta.
Acceso bloqueado. Puede que su aplicación de Google Cloud esté en modo de pruebas; añada su cuenta como usuario de prueba, o publique la aplicación. Como el permiso es sensible, una aplicación no verificada por Google muestra una pantalla de advertencia.
«The connected app could not be reached.» Inténtelo de nuevo; si persiste, use Reconnect.

Seguridad y credenciales

Los tokens se almacenan cifrados. Revoque el acceso en cualquier momento en la página de seguridad de su cuenta de Google; Remove también lo elimina en Phynxa. Conéctese con una cuenta que pueda abrir solo las hojas que quiere que use el agente.

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