Formularios y citas

Qué conseguirá

Un agente pedirá a quien llama los datos que usted elija, y cada llamada terminada dejará un registro que podrá revisar.

Dónde está cada cosa

Appointments, en la barra lateral, tiene dos pestañas: Appointments (los registros) y Forms (qué recoger).

Paso a paso: crear un formulario

1. Abra Appointments, después la pestaña Forms, y elija New form.
2. Escriba un Name (por ejemplo Website Service Inquiry) y una Description opcional. Opcionalmente marque los Agents que deben usarlo.
3. El formulario empieza con Name, Phone y Email. Elija Add field para añadir más.
4. Para cada campo fije la Label, el Type, si es Required («the agent asks for it if the call is ending without it»), una Hint opcional para el agente (que nunca se lee en voz alta) y, en los campos de opción, las Choices (una por línea).
5. Elija Save form.

Tipos de campo: texto corto, texto largo, teléfono, correo, número, fecha, lista desplegable, opción múltiple y casilla.

El panel How it reads muestra aproximadamente lo que se le dice al agente, en dos grupos: lo que necesita antes de que termine la llamada y lo que recoge si surge de forma natural. Es una orientación, no un guion.

Conectar el formulario a un agente

O bien marque el agente en la página del formulario, o bien, en la pestaña Tools del agente, active Collect details with a form y elija el Form. Un agente usa un formulario, así que elegir otro lo sustituye.

Revisar lo que se capturó

En Appointments, las tarjetas muestran Appointments, Inquiries, Captured by agents y High interest. Los registros pueden filtrarse por estado y abrirse para ver los datos del cliente, la información capturada, la conversación (Open call) y las notas.

Las citas pueden reprogramarse o cancelarse desde el registro. Create record añade uno a mano, almacenado exactamente igual que uno capturado por el agente.

Detalles de configuración

• Los valores capturados se guardan con la clave de cada campo, de modo que renombrar una etiqueta no deja huérfanos los datos ya recogidos.
• Por defecto las respuestas se guardan después de la llamada. Guardarlas en directo durante la llamada es una opción que hace las respuestas más lentas.
• Eliminar un formulario hace que los agentes dejen de recoger datos con él; los registros ya capturados se conservan.

Prueba

Asocie el formulario, haga una prueba por Chat y dé los datos; después revise Appointments para ver si hay un registro.

Resultado esperado

Aparece un registro con los datos que oyó el agente.

Solución de problemas

• No se captura nada. Asegúrese de que el agente tiene un formulario elegido, guardado, y de que la llamada terminó.
• Un campo está vacío. Quien llamó nunca lo dijo; márquelo como Required para que el agente lo pida.

Guías relacionadas

• Funciones de llamada
• Webhooks